Przebieg mediacji możemy podzielić na cztery etapy: (i) zawarcie umowy oraz wybór mediatora, (ii) przedmediacyjny, (iii) mediacje właściwe, (iv) postmediacyjny. Rozróżnienie to ma charakter pomocniczy, w szczególności w celu przygotowania się do nadchodzących mediacji. Pierwszy z etapów opisany został już we wcześniejszych publikacjach[1].

Etap przedmediacyjny

Na tym etapie mediator komunikuje się ze stronami ustalając wszelkie kwestie formalne i techniczne dotyczące mediacji właściwej. Jeżeli sprawa jest na etapie sądowym, mediator ma prawo do zapoznania się z aktami sprawy, przy czym każda ze stron może nie wyrazić na to zgody w terminie tygodnia od otrzymania postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji. Natomiast, jeżeli sprawa nie jest jeszcze na etapie sądowym, warto rozważyć sporządzenie notatki, w której przedstawi się zarys sprawy oraz swój punkt widzenia mediatorowi.

W ramach etapu przedmediacyjnego najważniejsze dla stron powinno być odpowiednie przygotowanie się do mediacji. Szczegółowe wskazówki tego dotyczące znajdziecie Państwo w kolejnej, szóstej części cyklu publikacji nt. mediacji. Należy zaznaczyć, że jest to tak naprawdę najważniejszy etap, dzięki któremu jesteśmy w stanie zdefiniować swoje interesy oraz cele.

Mediacja właściwa

Na tym etapie strony, razem z mediatorem, siadają do stołu (lub przed ekran komputera w przypadku mediacji online) i próbują rozwiązać spór poprzez dialog.

1. Monolog mediatora

Mediacja jest często rozpoczynana przez mediatora od wygłoszenia tzw. monologu mediatora. W monologu takim można spodziewać się informacji nt. podstawowych zasad mediacji, reguł w jakich będą przebiegać spotkania mediacyjne oraz roli mediatora.

• Przedstawienie perspektywy Stron

Następnie każda ze stron przedstawia swoją perspektywę na spór. W szczególności w tej fazie strony powinny mieć pole do swobodnej wypowiedzi. Jest to jeden z ważniejszych momentów w mediacji, ponieważ mamy wówczas szansę na podkreślenie tego, co jest dla nas najważniejsze, a także wysłuchania tego, dlaczego druga strona przyszła na mediacje oraz jakie są jej cele i potrzeby.

• Agenda mediacji

Kolejnym krokiem jest ustalenie agendy spotkania (czy szerzej postępowania mediacyjnego, jeżeli uczestnicy mediacji umówią się na kilka spotkań). Dużą rolę odgrywać powinny w tym same strony, które wiedzą najlepiej o czym i dlaczego chcą rozmawiać. Niemniej, tak jak w całym procesie mediator może, a czasem i powinien, pomóc stronom w ułożeniu dyskusji w jak najbardziej efektywny sposób.

• Dyskusja uczestników mediacji

Po wskazanych powyżej fazach, następują negocjacje pomiędzy stronami z udziałem mediatora. Wewnątrz niego możemy wyróżnić etap wymiany informacji oraz składania propozycji ugodowych. Jeżeli strony nie dokonają wymiany informacji szansa na zawarcie ugody znacząco maleje. Bez bowiem świadomości o sytuacji drugiej strony, jej potrzebach i problemach nie jesteśmy w stanie dostosować swoich propozycji do rzeczywistej sytuacji. Przykładowo, strona A potrzebuje uzyskać 50, a strona B nie może oddać więcej niż 40. W takiej sytuacji cele obu stron się rozmijają. Jednak po uzyskaniu konkretnych informacji może się okazać, że pomimo nieuzyskania celu przez stronę A w tym momencie, to „przymknięcie oka” na tę niedogodność teraz, może zaowocować rozszerzoną współpracą w przyszłości, co globalnie będzie z korzyścią dla strony A.

W tym miejscu należy podkreślić to, że ujawnianie danych informacji np. o potencjalnych nowych kontrahentach przedsiębiorcy, nawet pomimo obowiązującej tajemnicy mediacji, może mieć także negatywne konsekwencje w kontekście użycia choćby pośrednio takich informacji przez drugą stronę w złej wierze. Dlatego też bardzo istotne jest umiejętna ocena sytuacji negocjacyjnej strony, zarówno przed jak i w trakcie mediacji, a także odpowiednie reakcje mediatora. W przypadku bezprawnego użycia takich informacji przez druga stronę możliwe będzie wysunięcie wobec niej roszczeń odszkodowawczych.

• Spotkania indywidualne

W trakcie mediacji możliwe jest również przeprowadzenie spotkań indywidualnych, w ramach których mediator spotyka się najpierw z jedną stroną, a w razie potrzeby również z drugą stroną na osobności. Spotkania te mają na celu m. in. przełamanie impasu w negocjacjach. Zdarza się, że strony mogą nie czuć się pewnie z ujawnianiem konkretnych informacji z różnych względów (zob. pkt 4), wówczas istnieje możliwość skonsultowania tego z mediatorem, a także poproszenie go o pomoc w sformułowaniu odpowiedniego komunikatu. Wielu mediatorów korzysta także z tej techniki na początku mediacji.

Etap postmediacyjny

Etap postmediacyjny rozpoczyna się z chwilą zawarcia porozumienia przez strony, wówczas konieczne może się okazać jej zatwierdzenie przez sąd, chyba że strony wypełnią jej postanowienia dobrowolnie. Niemniej zatwierdzenie ugody przez sąd jest korzystne dla stron, ponieważ mają one wówczas pewność, że ugoda jest zgodna z prawem, a także jeżeli podlega ona egzekucji, sąd zatwierdza ją nadając jej klauzulę wykonalności – staje się więc tytułem wykonawczym. Egzekucja ugody prowadzona jest na podstawie ogólnych przepisów o egzekucji.

Warto jednak pamiętać, że Sąd może odmówić nadania klauzuli wykonalności albo zatwierdzenia ugody w całości lub części, jeżeli ugoda jest: (i) sprzeczna z prawem lub (ii) zasadami współżycia społecznego albo (iii) zmierza do obejścia prawa, a także gdy jest (iv) niezrozumiała lub (v) zawiera sprzeczności.  Jakkolwiek bowiem, nawet jeśli sprawa jest kierowana do mediacji przez sąd, to niekoniecznie – z uwagi w szczególności na fakt, że mediator nie musi mieć wykształcenia prawniczego ani wiedzy prawniczej – treść zawartej ugody, bez udziału profesjonalnych pełnomocników, musi być np. zgodna z przepisami prawa. Należy pamiętać, że mediator nie jest zobowiązany na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego do sporządzenia ugody, a w konsekwencji nie odpowiada za ugodę niespełniającą ww. przesłanek. Zatem również podczas mediacji warto rozważyć udział profesjonalnego pełnomocnika, który nie tylko doradzi najbardziej korzystne rozwiązanie, ale również przygotuje i zweryfikuję treść ugody.

[1] Zob. jklaw.pl/sztuka-konsensusu-czyli-mediacje-od-a-do-z-mediacje-w-sprawach-cywilnych-mediacja-umowna-a-sadowa/; jklaw.pl/sztuka-konsensusu-czyli-mediacje-od-a-do-z-kto-moze-zostac-mediatorem/.