Planowane zmiany w KPC dot. wnoszenia pism przez portal informacyjny

Nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego z dnia 5 sierpnia 2025 r.^[1] („Ustawa”) wprowadziła do ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego^[2] („KPC”) m.in. nowe przepisy dotyczące elektronicznego wnoszenia pism procesowych przez Portal Informacyjny Sądów Powszechnych („Portal”).

Większość przepisów Ustawy dotyczących Portalu zacznie obowiązywać już od 1 marca 2026 r., z wyjątkiem art. 1 pkt 5 Ustawy. Przepis ten dotyczy art. 125¹ § 2 KPC określającego rodzaje pism, które będą musiały być wnoszone przez Portal (w tym zakresie, Ustawa wejdzie w życie później, bo 1 marca 2027 r.).

Kiedy pismo będzie musiało być wniesione przez Portal?

Artykuł 125¹ § 1 KPC, stanowi, że: „Jeżeli przepis szczególny tak stanowi i nie jest możliwe wniesienie pisma procesowego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, pismo procesowe wnosi się za pośrednictwem portalu informacyjnego.”

Przed wniesieniem danego pisma trzeba będzie więc przeprowadzić test, aby określić czy:

1. istnieje przepis szczególny KPC, zobowiązujący do wniesienia danego pisma przez Portal;
2. istnieje możliwość wniesienia pisma za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Kto będzie zobowiązany do wnoszenia pism przez Portal?

Portal przeznaczony jest dla stron postępowania, uczestników oraz ich pełnomocników. Ustawa nie wprowadza zasady wnoszenia pism procesowych wyłącznie przez pełnomocników, co oznacza, że ścieżka ta jest otwarta dla każdego. 

Niemniej jednak, na ten moment, wyłącznie art. 125¹ § 2 KPC (wchodzi w życie 1 marca 2027 r.) oraz art. 183¹³ § 1² KPC (wchodzi w życie 1 marca 2026 r.) określają krąg podmiotów uprawnionych do złożenia pisma przez Portal.

Oba powyższe przepisy zawierają katalog zamknięty osób, które będą miały obowiązek wniesienia pisma przez Portal, tj. adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej lub prokurator.

A zatem, ustawodawca będzie każdorazowo w przepisie szczególnym regulował, kto będzie miał obowiązek albo możliwość wniesienia pisma przez Portal.

Wyłączenia obowiązku wnoszenia pism procesowych przez Portal

Zgodnie z art. 125¹ § 3 KPC postępowanie przed Sądem Najwyższym nadal będzie prowadzone w formie „tradycyjnej” (papierowej), bez obowiązku wnoszenia pism przez Portal.

Wyłączono również, na podstawie z art. 511^1b KPC, obowiązek wnoszenia pism przez Portal w postępowaniu wieczystoksięgowym oraz w postępowaniach rejestrowych (tryb nieprocesowy).

Skutki procesowe związane z wnoszeniem pism przez Portal

Po pierwsze, za pismo wniesione do sądu przez Portal uważać się będzie takie pismo, które zostało złożone przy spełnieniu przesłanek z art. 125¹ § 1 KPC oraz uzyskane zostało od niego elektroniczne potwierdzenie wniesienia (art. 165 § 4 KPC). Wzór takiego potwierdzenia określi Minister Sprawiedliwości w rozporządzeniu.

Po drugie, jeżeli pismo procesowe powinno być wniesione przez Portal, jednak zostało złożone w innej formie, nie wywoła ono skutków prawnych (art. 125³ § 1 KPC), przy czym przewodniczący zawiadomi o tym nadawcę pisma.

Po trzecie, jeżeli dane pismo procesowe nie powinno zostać złożone przez Portal, a pomimo tego umieszczone zostanie w Portalu, to zgodnie z art. 125³ § 2 KPC, nie wywoła ono skutków prawnych, przy czym przewodniczący zawiadomi o tym nadawcę pisma.

Awaria Portalu – co zrobić?

Ustawodawca przewidział środki zaradcze wobec możliwej awarii Portalu. 

Zgodnie z art. 125² § 2 zd. 1 KPC „W przypadku gdy w dniu, w którym upływa termin do wniesienia pisma procesowego wystąpią ograniczenia w dostępności portalu informacyjnego leżące po stronie sądu, uniemożliwiające wniesienie tego pisma, pismo to wnosi się najpóźniej w następnym dniu po dniu, w którym przywrócono dostępność tego portalu, niebędącym dniem wolnym od pracy ani sobotą”.

Co istotne, powyższy przepis nie określa dokładnego momentu w ciągu dnia, w którym wystąpią ograniczenia w dostępności Portalu, co implikuje to, że nawet przy kilkuminutowej awarii na początku lub końcu danego dnia, będzie on miał już zastosowanie. 

Z kolei, zdanie drugie tego przepisu odnosi się do sytuacji, jeśli pomimo ustalonego zgodnie z powyższą zasadą terminu ponownie wystąpią trudności z dostępem do Portalu: „Jeżeli w ustalonym w ten sposób terminie wystąpią ponownie ograniczenia w dostępności portalu informacyjnego leżące po stronie sądu, stosuje się zdanie pierwsze”

Oba przepisy odnoszą się wyłącznie do przyczyn leżących po stronie sądu; należy więc przyjąć, że wszystkie inne przyczyny nie są objęte dyspozycją art. 125² § 2 KPC.

Powyższe przywołuje naturalne pytanie: w jaki sposób zadziałać, jeżeli Portal dozna awarii?

Odpowiedź zawiera art. 125² § 2 zd. 3 KPC, zgodnie z którym „W piśmie procesowym należy uprawdopodobnić okoliczności, o których mowa w zdaniu pierwszym lub drugim”. 

Nie przewidziano ad casum sposobów takiego uprawdopodobnienia, a więc należy przyjąć, że w zależności od danej sytuacji, możliwe będą różne możliwości argumentacji, np. zrzuty ekranu wyświetlające komunikaty dotyczące awarii Portalu.

W przypadku, w którym w piśmie nie uprawdopodobni się okoliczności uniemożliwiających wniesienie pisma przez Portal, wówczas „Przewodniczący zwraca pismo procesowe albo sąd odrzuca środek zaskarżenia w wypadku nieuprawdopodobnienia okoliczności określonych w § 2 zdanie pierwsze lub drugie.” (art. 125² § 3 KPC).

Wymogi formalne pisma wnoszonego przez Portal

Przede wszystkim, pismo wnoszone przez Portal musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, a w przypadku prokuratora – także zaawansowanym podpisem elektronicznym wydawanym przez właściwe jednostki organizacyjne prokuratury (art. 126 § 5 KPC).

Drugą różnicą, względem „tradycyjnych” pism, jest sposób składania i forma załączników. Zgodnie z art. 128 § 2 KPC „Do pisma procesowego wnoszonego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego albo portalu informacyjnego dołącza się załączniki utrwalone w postaci elektronicznej”. Z kolei, zgodnie z uzasadnieniem projektu Ustawy: „Przez załączniki utrwalone w postaci elektronicznej należy rozumieć załączniki stanowiące dokumenty i inne załączniki, które pierwotnie posiadają postać cyfrową, elektronicznie poświadczone odpisy dokumentów papierowych oraz elektroniczne kopie dokumentów papierowych bez  poświadczenia.”

Od powyższych zasad przewidziano jednak wyjątki:

• jeżeli istnieje obowiązek złożenia oryginału dokumentu sporządzonego w postaci papierowej (art. 128 § 3 i 4 KPC);
• dany załącznik, ze względu na swoje właściwości, nie może być złożony wraz z pismem przez Portal (art. 125² § 2 KPC), przy czym zgodnie z uzasadnieniem projektu Ustawy chodzi tu w szczególności o załączniki o dużym rozmiarze przekraczające limity techniczne Portalu, załączniki niemożliwe do zdigitalizowania czy załączniki będące dokumentami wielkoformatowymi

– wówczas takie załączniki składa się w formie „tradycyjnej” do sądu. 

Co istotne, zmieniając art. 129 § 2¹ KPC przewidziano, że „Występujący w sprawie pełnomocnik będący adwokatem, radcą prawnym lub rzecznikiem patentowym albo radca lub referendarz Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej może elektronicznie poświadczyć dokument w systemie teleinformatycznym albo portalu informacyjnym.”

Podsumowanie

Jak widać, zasady dotyczące wnoszenia pism procesowych przez Portal są dość skomplikowane i oparte są na zasadzie wyjątku (przepisy szczególne będą wyznaczały rodzaje pism jakie będą musiały być wnoszone przez Portal). 

Niemniej, jest to istotny krok na drodze cyfryzacji polskiego wymiaru sprawiedliwości, prowadzący do usprawnienia procedury i dostosowania jej do otaczających realiów.Na ten moment, pozostaje kwestią otwartą jakiego rodzaju problemy (w szczególności techniczne) przyniesie ze sobą ta nowelizacja.

^[1] Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1172) 

^[2] Dz. U. z 2024 r. poz. 1568 z późn. zm.