We would like to continue discussing the topic of changes related to real estate law that we began with the legal alert published on December 30, 2024. Today, we would like to present several new pieces of legislation that have just come into force or will soon come into force and discuss interesting new case law that may change the current line of interpretation. Here is an outline: Wojciech Koźmiński focused on the issue of settling fit-out costs, Patryk Grochowski analyzed the new regulations concerning the construction of playgrounds by developers, and Jakub Kania and I examined some of the new requirements for building design and construction.

Settling “fit-out” costs proportionally to the length of the lease

Last year, in addition to the significant normative changes for entrepreneurs operating in the real estate market, some potentially crucial judgments were also issued. They may be considered an essential contribution to changing the current jurisprudential line and interpretation of the law, including in the field of tax regulations (not only by administrative courts but also by the tax authorities).

The judgment of the Supreme Administrative Court of September 3, 2024, ref. no.: II FSK 1486/21 should be regarded as precedential in several respects. First and foremost, this judgment may significantly impact not only the method of settling fit-out costs but also other indirect costs incurred by entrepreneurs over time, and for which only a one-off settlement was previously considered correct.

What are the fit-out costs?

The term “fit-out ” has not yet been legally defined, and it is not perceived uniformly in the construction and renovation industry[1]. To analyze the ruling discussed, we will assume that fit-out costs refer to all the activities, finishing, and arrangement works performed by a specialized entrepreneur to meet the needs of the property’s tenants (in this case, office space).

Such arrangements can be primary and secondary.

In the case of works performed for the first time after the building has been put into use (primary fit-out), the execution of fit-out works may include, among other things, internal installations, finishing of floors, ceilings, and walls, as well as the installation of reception furniture. Primary fit-outs does not include elements that can independently constitute a fixed asset within the meaning of Article 16a Section 1 of the Corporate Income Tax Act of February 15, 1992 (hereinafter referred to as “CIT“).

In the judgment discussed, the company also conducted what are known as secondary fit-outs, which refer to the arrangement works for the needs of new (subsequent) office space tenants. As indicated by the Supreme Administrative Court, secondary fit-outs, in this understanding, do not include improvements or elements that could independently constitute a fixed asset within the meaning of Article 16a Section 1 CIT, nor do they increase the value in use of fixed assets, as they involve renovations closely related to a specific tenant (e.g., finishing the walls in the colors or with the logo of a given tenant).

The approach of tax authorities to settling the costs of interior design works

In the case in which the mentioned judgment was issued, the company performing fit-out work applied to the Director of the National Revenue Administration Information Center (hereinafter referred to as the “KIS Director“) for an individual interpretation, among other things to obtain confirmation that expenses on secondary fit-outs (i.e., those not covered by the outlays resale) constitute tax-deductible costs proportionally to the length of the period to which they relate.

This would mean that you could deduct one-fifth of the expenses each year for a five-year lease.

The applicant included the expenses for secondary fit-outs among the so-called indirect costs, which are settled in proportion to the duration of a given lease agreement, pursuant to Article 15 Section 4d CIT (i.e., costs of obtaining revenues, other than costs directly related to revenues, are deductible on the date they are incurred. If these costs relate to a period exceeding the tax year, and it is impossible to determine which part of them relates to a given tax year, in such a case, they constitute costs of obtaining revenues in proportion to the length of the period to which they relate).

The Director of KIS, in individual interpretation no. 0111-KDIB1-3.4010.451.2020.1.APO, responded negatively to the question of “whether the expenses incurred by the applicant for secondary fit-outs, which are not covered by the resale of outlays, constitute costs of obtaining revenues other than those directly related to the revenues referred to in Article 15 Section 4d CIT, in proportion to the length of the term of the given lease agreement.”

The Voivodeship Administrative Court and the Supreme Administrative Court disagree with the tax authorities

The company appealed the individual interpretation mentioned above. By its judgment of September 15, 2021, in case ref. no.: III SA/ Wa 260/21, the Voivodeship Administrative Court in Warsaw overruled the appealed individual interpretation in the part recognizing the applicant’s position as incorrect. It primarily indicated that “it follows from the content of Article 15 Section 4d CIT that the principle is to deduct indirect costs on the date they are incurred unless the two conditions indicated in the second sentence of this provision are met. Then, the legislator requires that a given cost be settled proportionally to the length of the period it relates to. For such a settlement to occur, the indirect cost must therefore relate to a period exceeding the tax year (the first condition) and it cannot be possible to determine what part of it relates to a given tax year (the second condition), then the legislator requires that a given cost be settled in proportion to the length of the period to which it relates.”

Additionally, as the Voivodeship Administrative Court correctly pointed out, regarding the discussed scope of fit-out performance in the context of a lease, there is no transfer of ownership of the item from the lessor to the lessee, unlike in instances of a sale or a loan. The lessor’s performance should be classified as continuous, while the lessee’s is generally periodic. The fit-outs performed are of a material nature and generally lose their functionality upon the termination of the lease agreement, which demonstrates their connection to the validity period of that agreement.

The Director of KIS filed a cassation appeal against the judgment, primarily arguing that the first sentence of Article 15 Section 4d CIT should apply in this case. In his opinion, the expenses in question should be considered as the costs of obtaining revenues other than costs directly related to revenues but deductible on the date they were incurred.

In its judgment of September 3, 2024, ref. no.: II FSK 1486/21, the Supreme Administrative Court rejected the Director of the National Revenue Administration Information Center position, thus agreeing with the taxpayer. Consequently, the Supreme Administrative Court rejected the tax office’s reasoning regarding the possibility of only one-off settlement of fit-outs, which in practice can, if the statutory conditions are met, be settled proportionally to the length of the period to which they relate.

The judgment discussed is crucial for entrepreneurs in the real estate industry—especially for those taxpayers whose activities, particularly commercial ones, require settling costs over time. It also reaffirms the common belief that the positions of tax authorities and institutions—including individual interpretations reflecting the authority’s stance on potential settlement methods—can be significantly criticized and occasionally overturned in practice, provided the correct legal interpretation is applied and the taxpayer’s specific and clearly expressed factual premises are met.

Playgrounds outside the investment area – what changes were made in 2024 to the technical conditions that buildings and their location should meet?

The state before the amendment

Do 1 sierpnia 2024 r. place zabaw i rekreacji nie były przedmiotem szczegółowej regulacji. Zadbano jedynie o takie aspekty jak:

• obowiązek zapewnienia (stosownie do potrzeb użytkowych) placów zabaw i miejsc rekreacyjnych dla osób niepełnosprawnych – jeżeli zespół budynków był objęty jedynie pozwoleniem na budowę, przy czym 30% tych powierzchni powinno się znajdować na terenie biologicznie czynnym,
• nasłonecznienie placu zabaw dla dzieci – powinno było ono wynosić minimum 4 godziny w godzinach 10:00 – 16:00, a w zabudowie śródmiejskiej nie krócej niż 2 godziny,
• odległość od linii rozgraniczających ulicę, od okien pomieszczeń przeznaczonych na pobyt ludzi i od miejsc gromadzenia odpadów – co najmniej 10 m.

Jak więc widać ogólnym obowiązkiem dla deweloperów było zapewnienie placu zabaw na terenie inwestycji, przy czym, co do większości technicznych rozwiązań pozostawiono swobodę i ograniczono się do kilku minimalnych warunków, które taki plac zabaw musi spełniać.

Changes after the amendment

Zmiany wprowadzone w sierpniu ubiegłego roku[2] przede wszystkim (i) umożliwiły budowę placów zabawa dla dzieci poza obszarem inwestycji, zmniejszenie jego powierzchni lub zastąpienie go salą zabaw, a także (ii) bardziej szczegółowo uregulowały kwestie techniczne dotyczące placów zabaw dla dzieci.

W stosunku do pkt (i) zmiany polegają na wprowadzeniu przez prawodawcę następujących wyjątków od obowiązku budowy placu zabaw dla dzieci.

Po pierwsze, w przypadku budowy jednego budynku mieszkalnego wielorodzinnego, w którym liczba mieszkań przekracza 20, dopuszcza się:

• niewykonanie placu zabaw dla dzieci, gdy w odległości 750 m od granicy działki, na której znajduje się budynek, istnieje publiczny dostępny plac zabaw dla dzieci,
• wykonanie placu zabaw dla dzieci o powierzchni mniejszej do 50% (lecz nie mniejszej niż 20 m²⁾, w przypadku gdy budynek znajduje się w zabudowie śródmiejskiej,
• zastąpienie placu zabaw dla dzieci salą zabaw wewnątrz budynku, w przypadku gdy budynek znajduje się w zabudowie śródmiejskiej.
• Po drugie, w przypadku budowy zespołu budynków mieszkalnych wielorodzinnych w zabudowie śródmiejskiej, w którym liczba mieszkań przekracza 20, dopuszcza się:
• niewykonanie placu zabaw dla dzieci, gdy w odległości 300 m od granicy działki, na której znajduje się zespół budynków, istnieje publicznie dostępny plac zabaw dla dzieci,
• wykonanie placu zabaw dla dzieci o powierzchni mniejszej do 50%, lecz nie mniejszej niż 20 m².

Natomiast w zakresie zmian technicznych z pkt (ii) prawodawca przewidział m.in. następujące rozwiązania:

• obowiązek budowy placów zabaw dla dzieci –plac zabaw dla dzieci powinien zostać zbudowany w przypadku budowy jednego budynku mieszkalnego wielorodzinnego, w którym liczba mieszkań przekracza 20, a także w przypadku budowy zespołu budynków mieszkalnych wielorodzinnych, w którym liczba mieszkań przekracza 20, przy czym co najmniej 30% powierzchni placu zabaw dla dzieci znajduje się na terenie biologicznie czynnym,
• obowiązek budowy miejsc rekreacyjnych – miejsce rekreacyjne, wyposażone w miejsca do wypoczynku, powinno zostać zbudowane w przypadku budowy zespołu budynków mieszalnych wielorodzinnych, w którym liczba mieszkań przekracza 20, przy czym co najmniej 30% powierzchni miejsca rekreacyjnego znajduje się na terenie biologicznie czynnym,
• zmiana terminologiczna – prawodawca postanowił zmienić termin „dla osób niepełnosprawnych” na „dla osób ze szczególnymi potrzebami”[3],
• zmiana nasłonecznienia – 50% powierzchni placu zabaw dla dzieci powinno być nasłonecznione przez minimum 2 godziny (liczone w dniach równonocy), w godzinach 10:00 – 16:00, a w zabudowie śródmiejskiej powinna to być minimum 1 godzina,
• obowiązek zachowania odległości co najmniej 10 m również od dróg i ciągów pieszo-jezdnych – po nowelizacji obowiązek ten stosowany jest w dalszym ciągu do placów zabaw dla dzieci, boisk dla dzieci oraz miejsc rekreacyjnych, jednakże poszerzono zakres miejsc, od których powinna być zachowana ta odległość również o (i) drogi oraz (ii) ciągi pieszo-jezdne,
• nowy obowiązek ogrodzenia placu zabaw dla dzieci – ogrodzenie od strony drogi, ulicy, parkingu lub ciągu pieszo-jezdnego powinno być wykonane z materiałów i w sposób zapewniający bezpieczeństwo ludziom i zwierzętom i powinno być wyższe niż 1 m, a także posiadać furtkę o szerokości co najmniej 1,2 m nieutrudniającą dostępu osobom ze szczególnymi potrzebami. Jeżeli natomiast ogrodzenie ma powstać w miejscu niesąsiadującym z żadnym z ww. miejsc, to może ono być wykonane z żywopłotu,
• minimalne powierzchnie placów zabaw dla dzieci – plac zabaw dla dzieci powinien mieć powierzchnię (i) 1 m² na każde mieszkanie, jeżeli w budynku lub zespole budynków znajduje się od 21 do 50 mieszkań, (ii) 50 m², jeżeli w budynku lub zespole budynków znajduje się od 51 do 100 mieszkań, (iii) 0,5 m² na każde mieszkanie, jeżeli w budynku lub zespole budynków znajduje się od 101 do 300 mieszkań, (iv) 200 m², jeżeli w budynku lub zespole budynków znajduje się powyżej 300 mieszkań,
• plac zabaw dla dzieci w częściach – plac zabaw dla dzieci może być podzielony na części, przy czym minimalna powierzchnia każdej z nich powinna wynosić co najmniej 50 m²,

Summary

The changes above consist only a part of the new obligations imposed on investors regarding providing playgrounds for children and recreational areas. This is, therefore, another area that may become a serious investment problem in some situations. Even though the construction of a playground for children in the context of the entire investment is not its most important element, incorrect design of the investment in this area may it can even lead to failure to obtain a building permit and, consequently, to serious financial and organizational risk for the investor.

The amendment also presents new opportunities. With effective investment planning, it may be possible to avoid the requirement to build a playground for children, reduce its size, or substitute it with a children’s playroom. As a result, additional land can be utilized, such as for the construction of residential buildings or parking spaces.

Due to the above, it is worth considering the new conditions regarding children’s playgrounds and recreational areas already at the stage of selecting a site for investment and creating a construction project.

Changes regarding the requirements for buildings

Acoustic requirements in residential buildings

W ramach zmian prawnych, których zasadniczym celem była walka ze zjawiskiem tzw. „patodeweloperki” (w skrócie możliwym do scharakteryzowania jako „maksymalizacja zysków kosztem dobrej architektury, zdrowego rozsądku, a czasem wymagań zawartych w przepisach”[4]; o zmianach tych była już mowa w alercie publikowanym 30.12.2024), podjęto także kroki mające przeciwdziałać nadmiernemu zanieczyszczeniu hałasem, a więc zmierzające do zwiększania komfortu życia mieszkańców polepszenie warunków akustycznych lokali mieszkalnych.

Changes in the requirements that buildings and their location must meet

Rozwiązania zmierzające do realizacji tego celu wprowadzono między innymi w ramach nowelizacji Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (dalej „RWT”), która została przyjęta 27 października 2023 r., a weszła w życie 1 sierpnia 2024 r.[5] 

Wskazana zmiana obejmuje:

1. wprowadzenie minimalnego poziomu izolacyjności akustycznej dla drzwi wejściowych do mieszkania z klatki schodowej lub korytarza komunikacji ogólnej, ustalonego na poziomie 37 dB;
2. rozciągnięcie wymagań akustycznych stosowanych do przegród między lokalami mieszkalnymi w budynku mieszkalnym wielorodzinnym (określonych w Polskiej Normie) również na ściany wewnętrzne i stropy oddzielające lokale mieszkalne w budynku mieszkalnym jednorodzinnym;
3. wprowadzenie wyraźnego wskazania, że wykonywanie robót budowlanych w lokalu w budynku mieszkalnym jednorodzinnym z dwoma lokalami, jednorodzinnym w zabudowie szeregowej lub bliźniaczej lub wielorodzinnym nie może pogorszyć wymagań akustycznych określonych w analizie w zakresie rozwiązań technicznych i materiałowych mających na celu spełnienie wymagań akustycznych (na temat tej analizy zob. poniżej).

Changes to the construction design

Z omawianym problemem związana jest również nowelizacja Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 11 września 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego (dalej „RPB”), której data przyjęcia i wejścia w życie jest taka sama jak wspomnianej powyżej nowelizacji RWT[6].

W ramach nowelizacji RPB wprowadzono jako obowiązkowy element części opisowej projektu technicznego (w przypadku budynku mieszkalnego jednorodzinnego z dwoma lokalami, budynku mieszkalnego jednorodzinnego w zabudowie szeregowej lub bliźniaczej lub budynku mieszkalnego wielorodzinnego) analizę w zakresie rozwiązań technicznych i materiałowych, mających na celu spełnienie wymagań akustycznych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (dalej „PB”) (należą do nich także wymagania nowo wprowadzone, które scharakteryzowano powyżej).

Wymagana analiza ma w szczególności zawierać informację o:

a) zakładanym poziomie hałasu zewnętrznego oddziałującego na budynek;
b) poziomie wymaganej izolacyjności akustycznej przegród w budynku, w tym dla przegród pomiędzy lokalami, okien, drzwi wejściowych do lokali;
c) wyrobach budowlanych zapewniających wymaganą izolacyjność akustyczną przegród, o których mowa w lit. B;
d) dopuszczalnym poziomie hałasu oraz dźwięku przenikających do pomieszczeń budynku oraz o sposobie spełnienia tych wymagań.

Opisana analiza nie będzie jednak wymagana dla zamierzenia budowlanego, wobec którego przed dniem 1 sierpnia 2024 r.:

1. został złożony wniosek o pozwolenie na budowę, wniosek o wydanie odrębnej decyzji o zatwierdzeniu projektu zagospodarowania działki lub terenu lub projektu architektoniczno-budowlanego, wniosek o zmianę pozwolenia na budowę,
2. została wydana decyzja o pozwoleniu na budowę lub odrębna decyzja o zatwierdzeniu projektu zagospodarowania działki lub terenu lub projektu architektoniczno-budowlanego,
3. zostało dokonane zgłoszenie budowy lub wykonywania robót budowlanych w przypadku, gdy nie jest wymagane uzyskanie decyzji o pozwoleniu na budowę,
4. została wydana decyzja o legalizacji, o której mowa w art. 49 ust. 4 PB, oraz decyzje, o których mowa w art. 51 ust. 4 PB.

Wprowadzenie obowiązku sporządzenia analizy ma wymusić na projektancie zawarcie w projekcie jasnych informacji w postaci zestawienia dotyczącego wymagań akustycznych oraz sposobu ich spełnienia. Dotychczas bowiem kwestia wymagań akustycznych była w projektach często pomijana lub traktowana bardzo pobieżnie[7]. Wszystkie wprowadzane zmiany mają zaś sprawić, że wznoszone budynki będą bardziej efektywne, ergonomiczne i przyjazne ludziom[8].

Temporary shelters in underground building floors – new requirements starting in 2026

Zgodnie z art. 94 ustawy z dnia 5 grudnia 2024 r. o ochronie ludności i obronie cywilnej:

„Kondygnacje podziemne w budynkach użyteczności publicznej lub budynkach mieszkalnych wielorodzinnych oraz garaże podziemne, jeżeli nie przewidziano w nich budowli ochronnej, projektuje się i wykonuje w sposób umożliwiający zorganizowanie w nich miejsc doraźnego schronienia” .

Co to oznacza dla deweloperów?

Miejsce doraźnego schronienia to obiekty zbiorowej ochrony będące obiektami budowlanymi, przystosowanymi do tymczasowego ukrycia ludzi, organizowane przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starostę lub wojewodę, jeżeli w przypadku wprowadzenia stanu nadzwyczajnego lub w czasie wojny, okaże się, że liczba schronów i ukryć jest niewystarczająca dla zapewnienia ochrony ludności.

Innymi słowy, piwnice i garaże podziemne, z uwagi na fakt, że mogą zostać przekształcone w miejsca doraźnego schronienia będą musiały spełniać konkretne wymagania. Jakie? To zostanie określone w drodze rozporządzenia. Jak wynika jednak z wyjaśnień udzielanych podczas uchwalania ustawy, chodzi przede wszystkim o wzmocnienie stropów nad kondygnacjami podziemnymi w nowo budowanych budynkach.

Co istotne, nowe wymogi będą dotyczyły zamierzeń budowlanych, wobec których po dniu 31 grudnia 2025 r.:

1) został złożony wniosek o pozwolenie na budowę, wniosek o wydanie odrębnej decyzji o zatwierdzeniu projektu zagospodarowania działki lub terenu lub projektu architektoniczno-budowlanego;
2) zostało dokonane zgłoszenie budowy lub wykonywania innych robót budowlanych w przypadku, gdy nie jest wymagane uzyskanie decyzji o pozwoleniu na budowę.

Dokładnie jakie będą wymagania, przekonamy się po wydaniu rozporządzenia przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych. Jednak, zważywszy, że przy niektórych inwestycjach przygotowywanie dokumentacji projektowej może potrwać dłuższy czas, to już teraz warto uwzględnić konieczność dostosowania się do nowych wymagań.

[1] https://businessinsider.com.pl/fit-out-czym-jest-naprawde-i-jak-ten-proces-rozpoczac/sz59h6z

[2] Nowe zmiany zostały wprowadzone na mocy Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 27 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. poz. 2442 z późn. zm.).

[3] Zmiana ta zasługuje na uznanie, z dwóch względów. Po pierwsze, prawodawca zaczyna wprowadzać pojęcia coraz bardziej inkluzywne, które nie stygmatyzują od strony prawnej żadnej z grup społecznych. Po drugie, dzięki nowemu ujęciu obowiązek ten przysłuży się szerszemu kręgowi osób niż do tej pory.

[4] Uzasadnienie do Rozporządzenie wskazanego w przyp. 2.

[5] Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 27 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. poz. 2442 ze zmianami).

[6] Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 27 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego (Dz. U. poz. 2405 ze zmianami).

[7] Uzasadnienie do Rozporządzenia wskazanego w przyp. 3.

[8] Ocena Skutków Regulacji dla Rozporządzenia wskazanego w przyp. 3.